[人力资源 – 招聘管理] 案例

人力资源管理工作涉及到招聘、培训、考核、薪酬等多方面,并且HR的工作特点是与人打交道,与各部门各岗位的人产生交集。我们以招聘为例来看@Team如何帮助HR更高效的开展工作。

每个公司招聘流程可能会有不同,但大多是大同小异,大部分都会涉及到HR、业务、主管之类的岗位。一项工作涉及到的人员越多,意味着流程越复杂,意味着协作效率在其中产生的影响越大。

招聘工作经常会遇到很多问题:

  • 岗位管理分散,不同招聘渠道由不同HR进行管理,各渠道的同一岗位往往都会有不同步更新的情况,甚至会有一个岗位都忘了在哪些渠道发布过;
  • 不能很好的协调好业务部门的面试时间,要么已安排好的面试业务却说提前不知道没有时间,要么一股脑的给业务一天总共安排了20个一对一面试……;
  • 一个HR面对多个业务部门时,管理面试安排非常复杂,要自己记录详细情况,要用邮件通知各业务,还要不断进行对比和调整,消耗大量时间;
  • 业务部门的面试反馈不及时,导致整个面试过程延长,容易造成人才流失;
  • 无法直观看到和管理一份简历从第一次通知到入职的完整详尽的流转情况。

我们以招聘为案例建立一个特色项目,来看@Team能够如何帮助HR解决常见问题。

  1. 建立HR-招聘项目,并设置项目阶段如下图:

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首先,我们建立“HR-招聘”项目,将项目设置为私密项目,因为招聘过程应该要保密,需要的话可以将各业务部门主管(或负责面试的面试官)拉到项目中来,方便各主管面试官查看自己的面试计划。

其次,按照招聘工作特点及流程,设置项目各个阶段如下:

  1. 职位管理
  2. 通知面试
  3. 一面(HR)
  4. 二面(业主主管)
  5. 录用通知
  6. 入职培训
  1. 在【职位管理】面板中,以任务的形式,创建所有需要招聘的职位

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任务可以添加多个参与者,可以将所有相关HR都添加成任务的参与者,一旦该职位有变动,所有HR都能够收到消息,从而及时更新各个渠道的职位信息,彻底解决岗位管理分散、混乱的情况。

【职位管理】面板中的任务(职位)变化不会那么频繁,一旦创建好了,较长时间才会有所变动(职位招聘结束或取消)。

 

  1. 招聘流程的实现

首先,各个渠道筛选通过的简历以任务的形式建立到【通知面试】面板中,正式进入到招聘流程里面去。如何以最佳形式建立任务可参考下图:

hr-zhaopin-4

ps:

  • 以 职位+姓名 作为任务名称建立任务,能够在任何地方一目了然地看明白;
  • 负责人选择当前阶段的负责人,如【通知面试】这个阶段,由谁去通知就选择谁;任务流转时,负责人会发生变化;
  • 起止时间可以定义成该任务在当前阶段的起止时间;任务流转时,起止时间会发生变化;
  • 参与者可以将相关面试官添加进来,以便大家提前知道情况;也可以在通知后确定人员要来,再添加,这样可以避免在人员确定要来参加面试前打扰面试官;
  • 提醒很重要,尤其是在工作比较琐碎繁杂的情况下,不会让工作遗漏过去;
  • 人员简历以附件形式上传一次即可。

通知面试的结果有来和不来,不来的话直接结束掉任务即可,当然也可以为任务添加一个进展,说明一下通知情况、为何不来,然后结束掉任务;如果应聘者确认来参加面试,则该任务应该流转到下一阶段:

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同理,每一个阶段完成后,当前负责人都应将任务流转到下一个阶段去。当然,除了简单的拖拽将任务从一个面板移动到下一个面板之外,在任务流转到下一阶段之前,当前负责人还应该做:

  1. 添加任务在当前阶段的进展。如HR完成了一面,则应在任务进展中添加一面的情况;
  2. 将任务拖拽到下一阶段;
  3. 修改开始、结束时间为下一阶段的时间安排,并修改任务负责人为下一阶段负责人。如HR完成了一面,则将开始、结束时间修改为二面的约定时间,并将负责人修改为二面的业务面试官,当然也可以再设置一下提醒时间。

过程中有任何问题均可在任务进展中进行探讨,一个正常的招聘流程走下来,任务进展自然形成如下图所示:

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当一个任务按以上规则流转到最后一个阶段时,整个招聘流程就顺利完成了,当然,中间任何一个阶段也都有可能会结束(比如面试未通过)。


通过案例可以看到@Team对于HR的招聘工作带来的帮助:

  • 岗位管理统一、方便,有变化时能第一时间通知所有人;
  • 招聘流程清晰、标准,最重要是可视化能够让工作协调安排更轻松,再也不需要维护一大堆表格、邮件等等,节约大量时间和精力;
  • 流程流转极为方便简单,责任明确;
  • 随时可以设置提醒,再也不会遗漏工作,也能减少反馈不及时而造成的人才流失;
  • 整个招聘流程中各个环节的进展情况均记录清晰,随时可追溯;

您完全可以定义自己的项目阶段、流程、规则,使用更加契合自身工作的方式来使用@Team

我们非常欢迎您与大家一起分享您自身的案例,所有的一切,都只为了共同探寻更好的工作方式!

@Team,简单高效的自发团队协作管理,@Team在做的所有事情,只为了团队协作的高效,管理的有效。

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