时间管理入门攻略:如何规划时间

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其实每个人的工作都会面临时而枯燥乏味、时而紧张复杂的过程,这些都可以通过设定计划来帮助完成。但是临时有一些计划之外的事情是不可避免的。如果不好好规划一下时间,那么每当你看到跳动的秒针,你一定会问自己:时间都去哪了?

菲尼克的《自控力》一书中说:“所谓时间管理无非是通过不断追踪自己在干什么来感受自己的存在,对时间的掌握只是副产品。”

1、规划好个人时间

如果我们在一天工作开始前不是首先制定当天的计划,而是打开网络看新闻、邮件、qq微信,让时间一点点荒废在网络里……,那么接下来的工作会让你无从下手,不能以精力最充沛的状态来完成最重的事情。最终让你忙忙碌碌、身心疲惫的度过一整天。

那么,我们该如何规划自己的时间呢?

❶ 需要集中精力,设立适合自己并切实可行的目标。

首先我们需要了解自己在设立目标时,不要去模仿别人,包括你的朋友或是一些成功人士,因为设立的目标是否切实可行才是我们能否长期坚持下去的基础。

设定好目标后要学会分解任务,明确每一小步要达到的效果,然后找到最容易入手的事情行动起来。我们可以把目标用具体的可量化的方式表达。比如“一周学习计划,每天利用1个小时”,这样一点点的积累、一步步的攻克,在完成事情的过程中不断总结、沉淀。切记,万事不可一步登天。

❷ 试着管理自己的能量

自我能量管理首先要拒绝的是用延长时间来应对没完没了的工作。既要管理好自己的事情,也要管理好自己的时间,把重要的事情放在第一位去做。

在生活中,坚持每天运动和定期锻炼,因为你的注意力、记忆力、理解力、意志力等都跟身体的好坏有直接关系;培养早睡早起的习惯,在正常情况下一个高质量的睡眠可以让你精力充沛。

在工作中避免一心多用,刻意训练一下自己的注意力,推荐番茄工作法:工作25分钟,休息5分钟;定时查看邮件;合理利用活动和学习在工作间隙补充能量、规律自己的作息时间。

2、规划好团队时间

与个人时间管理相比,一个团队更注重整体效率。如何让每一个人把时间都用在刀刃上,是每个团队管理者都会遇到的难题。

想要提升团队成员的参与度和生产力,首要的就是通过管理成员之间的连结点来帮助整个团队提升效率。

❶ 使用合适的团队协作工具

如果每个员工过于重视自身的工作,而忽略了团队的整体目标,那么势必会造成团队效率低下。这时团队需要选择一个合适的协作工具,用来降低沟通成本,节省团队成员的宝贵时间。

每个团队都有自己工作的固有模式,你或许需要更换操作更友好的协作应用,或者打破原有模式,学会运用软件进行任务协作和项目管理,如钉钉、易信、AtTeam、印象笔记等。

❷ 拉近人与人之间的关系

为团队规划好工作时间和休息时间,然后组织一场Party或是外出旅游,能够帮助员工彼此增进感情,也可以为接下来的工作增添乐趣。

❸ 全员协作解决问题

团队的管理者要首当其冲主动担负起问题解决的职责,要及时发现问题,及时向遇到困难的成员伸出援手,并让所有人看到问题解决的过程,让其他人可以无压力地谈论所遇到的问题。

当其他人看起来需要帮助时,团队成员切记不可袖手旁观,要积极运用相关知识帮助解决问题,因为问题解决得快慢直接影响事情的完成率。

只要多用心着眼于细微之处,我们每个人都能够找到适合自己的时间管理办法。要适当地将工作中的一部分精力分出来,用来充实自己,增进与同事间的感情交流。时间管理得当,每个人都能在高效的工作生活中真正找到一份踏实的存在感。

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